Mengenal Surat Niaga, Surat Resmi yang Perusahaan Keluarkan

Dalam segi bisnis, supaya komunikasi terasa lebih profesional dan formal, biasanya perusahaan memerlukan surat menyurat. Salah satu surat yang akan Minkop bahas yaitu surat niaga.

Lantas, apa itu surat niaga? Tanpa menunggu lama lagi, mari simak penjabaran mengenai pengertian, fungsi, jenis, struktur, hingga contohnya di artikel Koperasi Digital Propertree berikut!

Berdasarkan riset yang Minkop lakukan, surat niaga adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh seseorang yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan bisnis. Tujuannya yakni menjaga komunikasi antara perusahaan dengan mitranya.

Sederhananya, surat ini adalah surat resmi yang perusahaan keluarkan untuk mencapai tujuan bisnis tertentu karena isinya berupa penawaran.

Dengan artian lain, surat niaga merupakan surat resmi yang perusahaan buat demi menggali keuntungan dalam kegiatan bisnis yang mereka jalani.

Fungsi Surat Niaga

Selain bisa meraih keuntungan dan menjalin komunikasi yang baik, ternyata surat ini juga memiliki fungsi lainnya, seperti:

• Bukti konkrit hitam di atas putih, khususnya untuk berbagai surat perjanjian.
• Alat pengingat, karena surat bisa diarsipkan dan bisa dilihat lagi ketika butuh.
• Duta atau wakil penulis yang biasa digunakan untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
• Pedoman kerja seseorang ketika menjalankan tugas.
• Sumber promosi.
• Bahan untuk mengambil keputusan.
• Bukti atas sejarah.

Jenis-Jenis Surat Niaga

Lantaran surat ini bertujuan untuk menyampaikan maksud dari bisnis, ada beberapa jenis-jenisnya, yaitu meliputi:

1. Surat Perkenalan

Surat pertama yaitu surat perkenalan. Sesuai namanya, surat ini berisi perkenalan terkait produk atau jasa yang perusahaan tawarkan ke mitra bisnisnya.

2. Surat Permintaan Penawaran

Jenis surat kedua adalah surat yang bermaksud memberikan permintaan penawaran dari calon mitra ke perusahaan yang menjual produk atau jasa. Permintaan ini umumnya berupa katalog produk beserta harga, promo yang perusahaan tawarkan, dan lainnya.

3. Surat Penawaran

Surat berikutnya yakni surat penawaran. Di mana surat ini merupakan surat balasan atas permintaan penawaran yang sebelumnya sudah calon mitra kirimkan.

Namun, surat ini bukan hanya membalas permintaan penawaran saja, perusahaan juga dapat berinisiatif mengirimkan surat penawaran secara langsung kepada calon mitranya.

4. Surat Pesanan

Apabila mitra tertarik dengan produk atau jasa yang perusahaan tawarkan, biasanya mereka akan mengirim surat pesanan. Untuk isinya, surat ini berisi informasi serta rincian dari produk atau jasa yang akan mitra beli.

5. Surat Penolakan Pesanan

Melihat pesanan yang masuk bukan hanya untuk satu mitra saja, perusahaan bisa saja menolak pesanan. Sehingga perusahaan membutuhkan surat penolakan pesanan beserta alasannya.

Akan tetapi, dalam membuat surat ini perusahaan harus sangat berhati-hati agar tidak terkesan merendahkan calon mitra.

6. Surat Pengiriman Pembayaran

Jenis surat berikutnya adalah surat pengiriman pembayaran sebagai bukti atas transaksi yang telah pembeli lakukan. Pada umumnya, dalam surat ini akan tertera jumlah uang yang harus mitra bayar ke perusahaan beserta metode pembayaran dan buktinya.

7. Surat Komplain atau Pengaduan

Kopers dapat mengirimkan surat komplain atau pengaduan ini apabila barang yang kalian terima dalam keadaan cacat, rusak, ataupun tidak sesuai dengan pesanan. Jadi, jenis surat yang satu ini dapat Kopers gunakan untuk mengajukan pengaduan.

8. Surat Menjawab Pengaduan

Setelah melakukan pengaduan, biasanya perusahaan bisa mengajukan surat jawaban pengaduan tersebut.

Dalam surat ini, perusahaan akan mengucapkan terima kasih atas pengaduan dan memberitahu solusi yang akan perusahaan ambil dalam mengatasi permasalahan yang mitra alami.

9. Surat Penangguhan Pembayaran

Dalam praktiknya, ada saja mitra yang tidak bisa melakukan pembayaran setelah jatuh tempo karena berbagai alasan.

Nah kalau hal ini terjadi pada Kopers, maka surat penangguhan pembayaran ini bisa Kopers manfaatkan.

Nantinya, surat ini bisa juga Kopers kirimkan jika sudah menerima surat tagihan yang perusahaan kirimkan.

10. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Jenis surat selanjutnya merupakan jawaban penangguhan atas pembayaran. Surat ini akan berisi balasan atas penangguhan yang telah mitra kirimkan sebelumnya.

Sedangkan untuk isinya sendiri, surat ini berisi jawaban atas permintaan penangguhan. Baik itu penolakan ataupun ketentuan pembayaran yang baru.

11. Surat Penagihan

Kalau sebelumnya perusahaan dan mitra sudah sepakat pembayarannya berupa utang, maka perusahaan bisa mengirimkan surat penagihan ke pihak mitranya.

Isi surat ini sudah pasti menyangkut pemberitahuan terkait jatuh tempo atau batasan waktu pembayaran kepada mitra.

12. Surat Konfirmasi Penawaran

Jenis surat yang terakhir berupa surat konfirmasi penawaran. Diketahui, surat ini adalah salah satu bentuk respon perusahaan atas pengajuan tersebut.

Maka dari itu, isi suratnya pun berupa konfirmasi barang yang mitra pesan masih tersedia atau tidak. Selain itu, perusahaan juga bisa menambahkan metode pembayaran dan detail pengiriman di dalam surat ini.

Struktur Surat Niaga

Jika Kopers sedang mencari bagaimana cara membuat surat niaga, alangkah baiknya pahami strukturnya berikut ini:

1. Kop surat,
2. Nomor surat,
3. Lampiran,
4. Perihal,
5. Tanggal pembuatan surat niaga,
6. Alamat surat niaga,
7. Salam sebagai pembuka,
8. Isi surat, seperti pendahuluan, inti, serta penutup,
9. Salam penutup,
10. Detail pengirim surat niaga,
11. Tanda tangan pengirim surat niaga, dan
12. Jabatan pengirim surat niaga.

Contoh Surat Niaga

Di bawah ini adalah salah satu contoh surat penawaran yang bisa Kopers tiru.

Demikianlah penjelasan seputar surat niaga yang perlu Kopers ketahui demi keberlangsungan bisnis. Nampaknya, setelah mengetahui contoh di atas Kopers tidak akan ragu lagi untuk membuatnya bukan? Selamat mencoba!

Jangan lupa pantau dan temukan informasi terkait bisnis menarik lainnya hanya di blog Koperasi Digital Propertree!

Baca Selengkapnya: Inilah Cara Membuat Surat Izin Usaha Perdagangan yang Mudah!

Penulis: Dhea Alvionita